#timemanagement – Laura Mondino

C’è un mito che porta a pensare che:

aggiungere più persone a un progetto che è già in ritardo, lo velocizzerà.

CONCETTO “MESE-UOMO”

Per sfatare questo mito va prima compreso il concetto “mese-uomo“. Termine coniato da Fred Brooks, ingegnere informatico e autore del libro “The Mythical Man-Month“, secondo cui, un mese-uomo è un’unità di misura che comprende la quantità di lavoro che una persona può svolgere in un mese.

Questo concetto viene però spesso mal interpretato, portando a credere che se una persona riesce a fare una certa quantità di lavoro in un mese, allora due persone possono farne il doppio nello stesso tempo.

Questa convinzione alimenta il mito secondo cui aggiungere persone a un progetto in arretrato ne accelererà il completamento.

Non è (sempre) così.

LA LEGGE DI BROOKS

Secondo Brooks diverse sono le ragioni responsabili dell’ulteriore ritardo di un progetto:

INTEGRAZIONE DI NUOVI GIOCATORI. Sebbene possa sembrare logico che aggiungere nuove persone a un progetto permetta di accelerarne il completamento, in realtà l’integrazione di nuovi giocatori richiede, al team esistente, di dedicare tempo a far sì che i nuovi arrivati vengano aggiornati, il che rallenta l’intero processo. Questo tempo avrebbe potuto essere impiegato per il lavoro vero e proprio.

Per preparare in modo ottimale i nuovi arrivati ai loro compiti nel progetto, è opportuno che siano i collaboratori già nel team a occuparsi della formazione, in quanto dispongono delle competenze necessarie. Tuttavia, mentre aggiornano i nuovi colleghi, nessuno o meno di quelli che dovrebbero, possono lavorare attivamente al progetto. In questo modo, prima che tutti siano produttivi passa molto tempo, che difficilmente potrà essere recuperato in seguito. Inoltre, nel primo periodo i nuovi collaboratori possono commettere errori dovuti alla mancanza di conoscenze, che devono essere corretti, rallentando ulteriormente l’avanzamento del progetto.

AUMENTO DELLO SFORZO DI COORDINAMENTO. Se si aggiungono altre persone al progetto, aumenta anche lo sforzo di coordinamento all’interno del team, poiché ogni individuo deve coordinarsi con più colleghi. Questo riduce la produttività del team e può portare a ulteriori ritardi, aumentando inoltre in modo esponenziale lo sforzo di comunicazione. In poche parole, pochi dipendenti possono coordinarsi anche già solo alla macchinetta del caffè, mentre i grandi team devono organizzare riunioni programmate per condividere le informazioni importanti. Poiché il tempo di comunicazione non è tempo di lavoro produttivo, si spreca ulteriore capacità.

COMPITI CHE NON POSSONO ESSERE SUDDIVISI. A un certo punto, i compiti non possono più essere ulteriormente distribuiti, o solo con un grande sforzo di coordinamento, poiché i compiti devono essere ordinatamente divisi e i risultati successivamente ri-assemblati. Pertanto, se sono disponibili più persone rispetto ai compiti assegnati, il personale aggiuntivo non può contribuire al lavoro e questo impedisce un rapido progresso attraverso ulteriori compiti di coordinamento.

ALTRI EFFETTI. Bisogna anche considerare che i collaboratori aggiuntivi possono indebolire la produttività del team, ad esempio perché non sentono più la responsabilità dei compiti o sono meno motivati.

LA LEGGE DI BROOKS: SOLUZIONE A TUTTI I PROBLEMI DI GESTIONE DEL TEMPO?

La legge di Brooks, sebbene cruciale, non è una panacea per tutti i problemi di gestione del tempo. Sebbene riconoscere e comprendere questa legge possa aiutare a prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse e sulla gestione delle tempistiche, non è l’unico fattore da considerare.

La legge di Brooks è particolarmente rilevante per i progetti di sviluppo software a causa della loro complessità e dell’elevato grado di interdipendenza tra le varie parti del software. Tuttavia, i principi di base possono essere applicati anche ad altri tipi di progetti complessi e collaborativi in cui il sovraccarico di comunicazione e il tempo necessario per integrare nuovi membri del team possono avere un impatto negativo sulla produttività.

CONCLUSIONE

Secondo la Legge di Brooks, aggiungere altre risorse a un progetto già in ritardo può peggiorare il ritardo per una serie di motivi. Esserne consapevoli, permette di valutare attentamente se è possibile utilizzare nuove risorse in modo funzionale al raggiungimento degli obiettivi quando il progetto è in difficoltà e, in caso affermativo, quante risorse si rendono necessarie e come dovrebbero essere utilizzate.

Questa visione aiuta a trovare una soluzione ottimale per il progetto e a comunicarla alle parti interessate.

Nei contesti di business, dove il tempo ha un’importanza rilevante e le risorse sono limitate, emerge spesso una spietata realtà: la legge di Hofstadter.

Questo sfuggente deragliatore di programmi funge da causa nascosta dietro ritardi apparentemente interminabili, lasciando le parti coinvolte con un sorriso ironico, convinte di avere tutto sotto controllo.

Ma qual è l’impatto di questa legge enigmatica? E perché i progetti sembrano sempre richiedere più tempo del previsto, anche quando teniamo minuziosamente conto di stime realistiche e vantiamo al riguardo una vasta esperienza?

LEGGE di Hofstadter: DI COSA SI TRATTA?

La legge di Hofstadter prende il nome dallo psicologo cognitivo, scrittore e ricercatore statunitense Douglas Hofstadter, noto soprattutto per il suo lavoro nell’ambito della psicologia cognitiva, dell’intelligenza artificiale e della teoria della mente, oltre alla sua influenza nella diffusione di concetti complessi attraverso opere letterarie accessibili al grande pubblico.

L’osservazione sollevata dal ricercatore nel suo libro del 1979, Gödel, Escher, Bach: un’eterna ghirlanda d’oro, sulla pianificazione (spesso errata) della durata delle attività è la seguente:

qualsiasi attività che si vuole completare prenderà sempre più tempo di quello previsto, anche quando si prende in considerazione la legge di Hofstadter.

Detta in altro modo: qualsiasi attività che sembra richiedere meno tempo del previsto si rivelerà inevitabilmente più complicata di quanto si pensasse originariamente. I progetti e i compiti tendono ad essere più complessi e a richiedere più tempo di quanto inizialmente previsto.

Questo errore di valutazione non risparmia nessuno, neppure chi vanta una vasta esperienza pregressa in compiti simili.

Attenzione a non confondere la legge di Hofstadter con la legge di Parkinson, secondo la quale:

più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà.

PERCHE’ TENDIAMO A TRASCURARE LA LEGGE DI HOFSTADTER

Ci sono numerose ragioni per cui la legge di Hofstadter viene trascurata:

Bias di ottimismo: abbiamo una tendenza naturale a pensare che le cose possano essere fatte più velocemente di quanto non sia in realtà. Questo ottimismo porta a sottovalutare il tempo effettivo necessario per completare un’attività.

Mancanza di esperienza: nei progetti nuovi o complessi, spesso manca l’esperienza per stimare realisticamente il tempo richiesto.

Contesto: in un ambiente altamente competitivo, la pressione di fornire risultati rapidamente può portare a creare scadenze non realistiche per soddisfare i clienti o le parti interessate. Ciò può portare a trascurare la legge di Hofstadter per dare l’impressione di efficienza.

Mancata considerazione degli imprevisti: spesso non teniamo adeguatamente conto di eventi imprevisti e complicanze. Nonostante una buona capacità di gestione del rischio, le incertezze possono avere un impatto significativo sul carico di lavoro se non vengono adeguatamente integrate nella pianificazione.

Pressioni: a volte anche i livelli aziendali più alti o i clienti fissano scadenze non realistiche che siamo costretti (o ci sentiamo costretti) ad accettare, anche se non corrispondono al carico di lavoro effettivo. Questo può far sì che la legge di Hofstadter venga deliberatamente ignorata, compromettendo fin dall’inizio la tempestiva attuazione di un progetto.

IMPATTO e CONTESTI

La legge di Hofstadter è valida in moltissimi contesti. Entriamo nel dettagli con qualche esempio.

Scrivere un libro: Inizialmente si potrebbe pensare che ci vorrà un certo numero di mesi per completarlo, ipotizzando di scrivere un determinato numero di pagine al giorno. Tuttavia, potrebbe concretizzarsi l’eventualità di fare ricerche approfondite, non considerate nella pianificazione iniziale, o revisioni infinite, riscritture e cambiamenti strutturali, tutti fattori che rendono il progetto più complesso e richiedono più tempo del previsto.

Pianificazione di un progetto software: Nel campo dell’informatica, spesso la stesura del codice può richiedere più tempo di quanto sia effettivamente necessario a causa di imprevisti, bug che richiedono risoluzione, testing e ottimizzazione più complessi di quanto inizialmente considerato.

Ristrutturazione di una casa: Quando si decide di ristrutturare casa, potrebbe sembrare che il progetto possa essere completato in pochi mesi o che comunque sia facile stimare tempo e costi. Tuttavia, o nella maggior parte dei casi, potrebbero emergere problemi strutturali, ritardi nella consegna dei materiali e altre complicazioni che allungano significativamente i tempi di completamento.

Studiare per un esame: Se stai pianificando quanto tempo dedicare allo studio per un esame, potresti sottovalutare il tempo necessario per comprendere completamente la materia o padroneggiarla al meglio o quanto serve per ottenere il punteggio desiderato.

Pianificazione di un viaggio: La ricerca degli hotel, la prenotazione dei voli, la pianificazione delle attività e altri dettagli possono richiedere più tempo del previsto, soprattutto quando si considerano imprevisti come ritardi nei voli o cambiamenti dell’itinerario.

Sviluppo di un prodotto: Nell’ambito aziendale, lo sviluppo di un nuovo prodotto può essere un esempio chiaro della Legge di Hofstadter. La fase di progettazione, lo sviluppo del prototipo, i test di qualità e i possibili ritardi nella produzione possono portare a un allungamento significativo dei tempi di lancio.

In tutti questi esempi, è chiaro come l’aspetto comune sia la sottostima dell’entità delle complessità coinvolte. La Legge di Hofstadter suggerisce che è prudente essere realistici riguardo alle stime di tempo e risorse necessarie per portare a termine qualsiasi progetto complesso. Prevedere ritardi e complicazioni può aiutare a gestire meglio le aspettative e a pianificare in modo più accurato.

La Legge di Hofstadter enfatizza infatti il concetto che le cose sono spesso più complesse di quanto sembrino inizialmente e richiedono più tempo e sforzo del previsto. È un richiamo alla saggezza nell’approcciare progetti e attività, incoraggiando una pianificazione realistica e la consapevolezza delle possibili complicazioni che potrebbero sorgere durante il percorso.

SUGGERIMENTI

Stime realistiche: per impostare stime realistiche per ciascuna attività, è necessario considerare sia lo scenario migliore sia il peggiore. Questo ti darà un valore medio realistico per la durata di un’attività.

Esperienza del gruppo: sfrutta l’esperienza del team e chiedi ai membri di convalidare le diverse pianificazioni.

Revisione regolare: è importante monitorare continuamente lo stato di avanzamento del progetto o delle attività e adeguare la pianificazione se si verificano interferenze, complicazioni o modifiche non preventivate.

Incoraggiare la comunicazione: spesso pur riconoscendo le difficoltà o i ritardi che si presentano all’interno di un progetto, si tende a non comunicarli. È importante promuovere una cultura trasparente e aperta.

Flessibilità: nessun progetto verrà eseguito esattamente come previsto all’inizio. È quindi importante rimanere flessibili e poter modificare il programma in corso d’opera nel caso si verifichino eventi imprevisti. Se ci si attiene rigidamente ad un programma non realistico, ciò può portare a notevoli difficoltà nella realizzazione del progetto.

Feedback: per fornire stime migliori in futuro, è importante ricorrere al feedback durante e dopo che il progetto è stato completato.

Gestire le aspettative degli stakeholder: comunica in modo chiaro e realistico con gli stakeholder riguardo ai tempi del progetto in modo da non perdere il loro sostegno anche se il programma cambia. Spiega fin dall’inizio che le stime si basano sull’esperienza e su dati reali, ma che eventi imprevisti possono influenzare la pianificazione e le eventuali contromisure che puoi adottare se necessario.

Conclusione

La legge di Hofstadter è una realtà inevitabile nella gestione dei progetti e nella pianificazione delle attività, proprio perché ci ricorda che spesso c’è bisogno di più tempo del previsto anche se vantiamo una discreta esperienza. Se si realizza questa legge, è possibile affrontarla effettuando stime più realistiche, consentendo tempi cuscinetto e implementando un’efficace gestione del rischio.