LEGGE di BROOKS: perché aggiungere più PERSONE a un PROGETTO non sempre lo VELOCIZZA

C’è un mito che porta a pensare che:

aggiungere più persone a un progetto che è già in ritardo, lo velocizzerà.

CONCETTO “MESE-UOMO”

Per sfatare questo mito va prima compreso il concetto “mese-uomo“. Termine coniato da Fred Brooks, ingegnere informatico e autore del libro “The Mythical Man-Month“, secondo cui, un mese-uomo è un’unità di misura che comprende la quantità di lavoro che una persona può svolgere in un mese.

Questo concetto viene però spesso mal interpretato, portando a credere che se una persona riesce a fare una certa quantità di lavoro in un mese, allora due persone possono farne il doppio nello stesso tempo.

Questa convinzione alimenta il mito secondo cui aggiungere persone a un progetto in arretrato ne accelererà il completamento.

Non è (sempre) così.

LA LEGGE DI BROOKS

Secondo Brooks diverse sono le ragioni responsabili dell’ulteriore ritardo di un progetto:

INTEGRAZIONE DI NUOVI GIOCATORI. Sebbene possa sembrare logico che aggiungere nuove persone a un progetto permetta di accelerarne il completamento, in realtà l’integrazione di nuovi giocatori richiede, al team esistente, di dedicare tempo a far sì che i nuovi arrivati vengano aggiornati, il che rallenta l’intero processo. Questo tempo avrebbe potuto essere impiegato per il lavoro vero e proprio.

Per preparare in modo ottimale i nuovi arrivati ai loro compiti nel progetto, è opportuno che siano i collaboratori già nel team a occuparsi della formazione, in quanto dispongono delle competenze necessarie. Tuttavia, mentre aggiornano i nuovi colleghi, nessuno o meno di quelli che dovrebbero, possono lavorare attivamente al progetto. In questo modo, prima che tutti siano produttivi passa molto tempo, che difficilmente potrà essere recuperato in seguito. Inoltre, nel primo periodo i nuovi collaboratori possono commettere errori dovuti alla mancanza di conoscenze, che devono essere corretti, rallentando ulteriormente l’avanzamento del progetto.

AUMENTO DELLO SFORZO DI COORDINAMENTO. Se si aggiungono altre persone al progetto, aumenta anche lo sforzo di coordinamento all’interno del team, poiché ogni individuo deve coordinarsi con più colleghi. Questo riduce la produttività del team e può portare a ulteriori ritardi, aumentando inoltre in modo esponenziale lo sforzo di comunicazione. In poche parole, pochi dipendenti possono coordinarsi anche già solo alla macchinetta del caffè, mentre i grandi team devono organizzare riunioni programmate per condividere le informazioni importanti. Poiché il tempo di comunicazione non è tempo di lavoro produttivo, si spreca ulteriore capacità.

COMPITI CHE NON POSSONO ESSERE SUDDIVISI. A un certo punto, i compiti non possono più essere ulteriormente distribuiti, o solo con un grande sforzo di coordinamento, poiché i compiti devono essere ordinatamente divisi e i risultati successivamente ri-assemblati. Pertanto, se sono disponibili più persone rispetto ai compiti assegnati, il personale aggiuntivo non può contribuire al lavoro e questo impedisce un rapido progresso attraverso ulteriori compiti di coordinamento.

ALTRI EFFETTI. Bisogna anche considerare che i collaboratori aggiuntivi possono indebolire la produttività del team, ad esempio perché non sentono più la responsabilità dei compiti o sono meno motivati.

LA LEGGE DI BROOKS: SOLUZIONE A TUTTI I PROBLEMI DI GESTIONE DEL TEMPO?

La legge di Brooks, sebbene cruciale, non è una panacea per tutti i problemi di gestione del tempo. Sebbene riconoscere e comprendere questa legge possa aiutare a prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse e sulla gestione delle tempistiche, non è l’unico fattore da considerare.

La legge di Brooks è particolarmente rilevante per i progetti di sviluppo software a causa della loro complessità e dell’elevato grado di interdipendenza tra le varie parti del software. Tuttavia, i principi di base possono essere applicati anche ad altri tipi di progetti complessi e collaborativi in cui il sovraccarico di comunicazione e il tempo necessario per integrare nuovi membri del team possono avere un impatto negativo sulla produttività.

CONCLUSIONE

Secondo la Legge di Brooks, aggiungere altre risorse a un progetto già in ritardo può peggiorare il ritardo per una serie di motivi. Esserne consapevoli, permette di valutare attentamente se è possibile utilizzare nuove risorse in modo funzionale al raggiungimento degli obiettivi quando il progetto è in difficoltà e, in caso affermativo, quante risorse si rendono necessarie e come dovrebbero essere utilizzate.

Questa visione aiuta a trovare una soluzione ottimale per il progetto e a comunicarla alle parti interessate.

Perchè la LEGGE DI HOFSTADTER è IMPORTANTE in AZIENDA e nel BUSINESS

 

Nei contesti di business, dove il tempo ha un’importanza rilevante e le risorse sono limitate, emerge spesso una spietata realtà: la legge di Hofstadter.

Questo sfuggente deragliatore di programmi funge da causa nascosta dietro ritardi apparentemente interminabili, lasciando le parti coinvolte con un sorriso ironico, convinte di avere tutto sotto controllo.

Ma qual è l’impatto di questa legge enigmatica? E perché i progetti sembrano sempre richiedere più tempo del previsto, anche quando teniamo minuziosamente conto di stime realistiche e vantiamo al riguardo una vasta esperienza?

LEGGE di Hofstadter: DI COSA SI TRATTA?

La legge di Hofstadter prende il nome dallo psicologo cognitivo, scrittore e ricercatore statunitense Douglas Hofstadter, noto soprattutto per il suo lavoro nell’ambito della psicologia cognitiva, dell’intelligenza artificiale e della teoria della mente, oltre alla sua influenza nella diffusione di concetti complessi attraverso opere letterarie accessibili al grande pubblico.

L’osservazione sollevata dal ricercatore nel suo libro del 1979, Gödel, Escher, Bach: un’eterna ghirlanda d’oro, sulla pianificazione (spesso errata) della durata delle attività è la seguente:

qualsiasi attività che si vuole completare prenderà sempre più tempo di quello previsto, anche quando si prende in considerazione la legge di Hofstadter.

Detta in altro modo: qualsiasi attività che sembra richiedere meno tempo del previsto si rivelerà inevitabilmente più complicata di quanto si pensasse originariamente. I progetti e i compiti tendono ad essere più complessi e a richiedere più tempo di quanto inizialmente previsto.

Questo errore di valutazione non risparmia nessuno, neppure chi vanta una vasta esperienza pregressa in compiti simili.

Attenzione a non confondere la legge di Hofstadter con la legge di Parkinson, secondo la quale:

più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà.

PERCHE’ TENDIAMO A TRASCURARE LA LEGGE DI HOFSTADTER

Ci sono numerose ragioni per cui la legge di Hofstadter viene trascurata:

Bias di ottimismo: abbiamo una tendenza naturale a pensare che le cose possano essere fatte più velocemente di quanto non sia in realtà. Questo ottimismo porta a sottovalutare il tempo effettivo necessario per completare un’attività.

Mancanza di esperienza: nei progetti nuovi o complessi, spesso manca l’esperienza per stimare realisticamente il tempo richiesto.

Contesto: in un ambiente altamente competitivo, la pressione di fornire risultati rapidamente può portare a creare scadenze non realistiche per soddisfare i clienti o le parti interessate. Ciò può portare a trascurare la legge di Hofstadter per dare l’impressione di efficienza.

Mancata considerazione degli imprevisti: spesso non teniamo adeguatamente conto di eventi imprevisti e complicanze. Nonostante una buona capacità di gestione del rischio, le incertezze possono avere un impatto significativo sul carico di lavoro se non vengono adeguatamente integrate nella pianificazione.

Pressioni: a volte anche i livelli aziendali più alti o i clienti fissano scadenze non realistiche che siamo costretti (o ci sentiamo costretti) ad accettare, anche se non corrispondono al carico di lavoro effettivo. Questo può far sì che la legge di Hofstadter venga deliberatamente ignorata, compromettendo fin dall’inizio la tempestiva attuazione di un progetto.

IMPATTO e CONTESTI

La legge di Hofstadter è valida in moltissimi contesti. Entriamo nel dettagli con qualche esempio.

Scrivere un libro: Inizialmente si potrebbe pensare che ci vorrà un certo numero di mesi per completarlo, ipotizzando di scrivere un determinato numero di pagine al giorno. Tuttavia, potrebbe concretizzarsi l’eventualità di fare ricerche approfondite, non considerate nella pianificazione iniziale, o revisioni infinite, riscritture e cambiamenti strutturali, tutti fattori che rendono il progetto più complesso e richiedono più tempo del previsto.

Pianificazione di un progetto software: Nel campo dell’informatica, spesso la stesura del codice può richiedere più tempo di quanto sia effettivamente necessario a causa di imprevisti, bug che richiedono risoluzione, testing e ottimizzazione più complessi di quanto inizialmente considerato.

Ristrutturazione di una casa: Quando si decide di ristrutturare casa, potrebbe sembrare che il progetto possa essere completato in pochi mesi o che comunque sia facile stimare tempo e costi. Tuttavia, o nella maggior parte dei casi, potrebbero emergere problemi strutturali, ritardi nella consegna dei materiali e altre complicazioni che allungano significativamente i tempi di completamento.

Studiare per un esame: Se stai pianificando quanto tempo dedicare allo studio per un esame, potresti sottovalutare il tempo necessario per comprendere completamente la materia o padroneggiarla al meglio o quanto serve per ottenere il punteggio desiderato.

Pianificazione di un viaggio: La ricerca degli hotel, la prenotazione dei voli, la pianificazione delle attività e altri dettagli possono richiedere più tempo del previsto, soprattutto quando si considerano imprevisti come ritardi nei voli o cambiamenti dell’itinerario.

Sviluppo di un prodotto: Nell’ambito aziendale, lo sviluppo di un nuovo prodotto può essere un esempio chiaro della Legge di Hofstadter. La fase di progettazione, lo sviluppo del prototipo, i test di qualità e i possibili ritardi nella produzione possono portare a un allungamento significativo dei tempi di lancio.

In tutti questi esempi, è chiaro come l’aspetto comune sia la sottostima dell’entità delle complessità coinvolte. La Legge di Hofstadter suggerisce che è prudente essere realistici riguardo alle stime di tempo e risorse necessarie per portare a termine qualsiasi progetto complesso. Prevedere ritardi e complicazioni può aiutare a gestire meglio le aspettative e a pianificare in modo più accurato.

La Legge di Hofstadter enfatizza infatti il concetto che le cose sono spesso più complesse di quanto sembrino inizialmente e richiedono più tempo e sforzo del previsto. È un richiamo alla saggezza nell’approcciare progetti e attività, incoraggiando una pianificazione realistica e la consapevolezza delle possibili complicazioni che potrebbero sorgere durante il percorso.

SUGGERIMENTI

Stime realistiche: per impostare stime  realistiche per ciascuna attività, è necessario considerare sia lo scenario migliore sia il peggiore. Questo ti darà un valore medio realistico per la durata di un’attività.

Esperienza del gruppo: sfrutta l’esperienza del team e chiedi ai membri di convalidare le diverse pianificazioni.

Revisione regolare: è importante monitorare continuamente lo stato di avanzamento del progetto o delle attività e adeguare la pianificazione se si verificano interferenze, complicazioni o modifiche non preventivate.

Incoraggiare la comunicazione: spesso pur riconoscendo le difficoltà o i ritardi che si presentano all’interno di un progetto, si tende a non comunicarli. È importante promuovere una cultura trasparente e aperta.

Flessibilità: nessun progetto verrà eseguito esattamente come previsto all’inizio. È quindi importante rimanere flessibili e poter modificare il programma in corso d’opera nel caso si verifichino eventi imprevisti. Se ci si attiene rigidamente ad un programma non realistico, ciò può portare a notevoli difficoltà nella realizzazione del progetto.

Feedback: per fornire stime migliori in futuro, è importante ricorrere al feedback durante e dopo che il progetto è stato completato.

Gestire le aspettative degli stakeholder: comunica in modo chiaro e realistico con gli stakeholder riguardo ai tempi del progetto in modo da non perdere il loro sostegno anche se il programma cambia. Spiega fin dall’inizio che le stime si basano sull’esperienza e su dati reali, ma che eventi imprevisti possono influenzare la pianificazione e le eventuali contromisure che puoi adottare se necessario.

Conclusione

La legge di Hofstadter è una realtà inevitabile nella gestione dei progetti e nella pianificazione delle attività, proprio perché ci ricorda che spesso c’è bisogno di più tempo del previsto anche se vantiamo una discreta esperienza. Se si realizza questa legge, è possibile affrontarla effettuando stime più realistiche, consentendo tempi cuscinetto e implementando un’efficace gestione del rischio.

 

ATTENZIONE alle ARINGHE ROSSE: quando si usano informazioni irrilevanti per distrarre

Ricordate quando da bambini vi mettevate nei guai e, per sfuggire alle urla dei genitori, cercavate modi per distrarli deviando l’argomento?

Seppure in modo inconsapevole, ricorrevate alla tattica della Red Herrings fallacy, o fallacia dell’aringa rossa (o falsa pista). Una tecnica che ha lo scopo di aiutarci non a sfuggire all’arrabbiatura dei genitori, in questo caso, ma di distrarli da ciò che li ha indispettiti.

Tecnica retorica in cui vengono introdotte di proposito informazioni non pertinenti (false piste) per deviare o far deragliare un’argomentazione al fine di distogliere l’attenzione dalla questione centrale. Viene utilizzata per ingannare o confondere il pubblico o l’interlocutore, facendo contemporaneamente apparire il tema originale meno significativo o importante.

DA DOVE DERIVA IL NOME ARINGA ROSSA

Il termine aringa rossa deriva dalla pratica di usare un pesce dall’odore forte per distrarre i cani da caccia dalla preda.

Allo stesso modo, ogni volta che un argomento viene deviato utilizzando informazioni meno importanti, si parla di fallacia dell’aringa rossa: chi parla (o scrive) tenta di distogliere l’attenzione dall’argomento o dalla questione principale per spostarla su un altro più semplice o che sostenga la sua posizione.

I Red Herrings non devono però essere informazioni di scarsa importanza o verranno ignorati, ma devono portare l’interlocutore sulla strada sbagliata. La cosa fondamentale non è mentire, ma portare chi ci ascolta o legge, verso conclusioni sbagliate.

QUANDO SI USA

Lo scopo dell’uso della fallacia dell’aringa rossa è distrarre o distogliere l’attenzione dalla questione o dall’argomento principale per far sembrare meno importante l’argomento dell’avversario o per fuorviare il pubblico.

La fallacia dell’aringa rossa è applicabile in moltissimi contesti.

Dibattiti politici: per distogliere l’attenzione da argomenti impegnativi o controversi. I politici possono ricorrervi per evitare di discutere le proprie prestazioni o le proprie politiche e denigrare le personalità o gli obiettivi degli avversari.

Pubblicità: per distogliere l’attenzione dei clienti dai veri vantaggi o svantaggi di un prodotto. I pubblicitari possono utilizzare informazioni imprecise o fuorvianti per rendere un prodotto più urgente o importante di quanto non sia in realtà.

Relazioni personali: per sviare l’attenzione da argomenti o questioni scomode. Una persona potrebbe tirare fuori un argomento completamente estraneo per distogliere l’attenzione da un argomento delicato o da una critica.

Trattative commerciali: per distrarre la controparte da questioni o preoccupazioni importanti. Un negoziatore può sollevare un argomento irrilevante o offrire un depistaggio per indurre la controparte ad accettare un accordo meno favorevole.

Conversazioni accademiche: per eludere domande impegnative. Una persona può usare un depistaggio per sviare l’attenzione da una critica o per screditare le argomentazioni di un avversario.

ESEMPI

Nei Media. La fallacia dell’aringa rossa nei Media si verifica quando gli organi di informazione utilizzano storie sensazionali o cariche di emozioni per distrarre dal problema originale. Ciò si può notare nel fenomeno dei titoli “click bait“, in cui gli articoli di cronaca vengono creati per attirare i lettori e incoraggiare i clic, anche quando il contenuto non è particolarmente degno di nota o importante.

La fonte di notizie è riuscita a distogliere l’attenzione da eventi o problemi che potrebbero verificarsi contemporaneamente.

Nella vita reale. Durante un colloquio di lavoro, l’intervistatore chiede a un candidato quali sono le sue qualifiche per la posizione. Invece di rispondere alla domanda, il candidato parla del suo precedente lavoro e di quanto gli sia piaciuto lavorarci. Tirando fuori un argomento non correlato, il candidato cerca di evitare di rispondere alla domanda e di sviare l’attenzione dalla sua mancanza di qualifiche.

COME EVITARE LA RED HERRING FALLACY

Rimanere concentrati: Quando si affronta una discussione o un argomento, è importante rimanere concentrati sul tema in questione. Siate chiari su ciò che state discutendo ed evitate di introdurre questioni o argomenti non correlati.

Identificare le distrazioni: Se qualcun altro introduce una nuova argomentazione o un nuovo argomento che sembra non avere alcuna relazione con la discussione originale, prendetevi un momento per identificarlo come una potenziale distrazione o un’esca. Rivolgete la conversazione all’argomento originale e affrontate il problema.

Attenersi ai fatti: Un modo per evitare la fallacia del depistaggio è attenersi ai fatti. Evitate di fare attacchi personali o di introdurre argomenti emotivi che non sono direttamente collegati alla questione.

Ascoltate attivamente: L’ascolto attivo è un elemento importante per evitare la fallacia del depistaggio. Ascoltando attentamente ciò che gli altri dicono e rispondendo direttamente alle loro argomentazioni, si può evitare di farsi distrarre da argomenti irrilevanti.

Domande: Quando si affronta una discussione o un litigio, porre domande per chiarire la questione e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Questo può aiutare a prevenire i malintesi e a garantire che la conversazione rimanga incentrata sull’argomento in questione.

COSA ha da INSEGNARE HANNIBAL LECTER in fatto di NEGOZIAZIONE? A mio avviso, MOLTISSIMO

Poche persone sono intellettualmente interessanti e ossessivamente composte come Hannibal Lecter, il protagonista de Silenzio degli innocenti di Thomas Harris.

Uomo dai gusti raffinati e dall’intuito senza pari, è in grado di gestire le conversazioni con la precisione di un chirurgo e l’aplomb di un direttore d’orchestra. Il suo approccio alla Negoziazione trascende le tattiche convenzionali, mescolando fascino calcolato, silenzio snervante e osservazioni taglienti come un rasoio in una masterclass di manovre psicologiche.

Hannibal Lecter, è sempre un ottimo interlocutore per parlare di Negoziazione.

NELLA MENTE DI HANNIBAL LECTER

Hannibal presenta la Negoziazione come una raffinata forma d’arte dove la sottigliezza incontra la strategia e il potere è esercitato con la precisione di un bisturi, ogni pausa, sguardo e parola è orchestrata per il massimo effetto.

Analizziamo la sua strategia… che seppur cinematografica, offre spunti interessanti di riflessione

Analisi psicologica

Per negoziare bisogna guardare sotto la superficie. Uno sguardo appena accennato, il tono di voce, l’esitazione a metà frase: non sono solo semplici dettagli, sono indizi.

Hannibal Lecter:

“Sei molto ambiziosa, vero? Sai cosa mi sembri con la tua borsetta pulita e le scarpette a buon prezzo? Mi sembri una campagnola. Un’energica campagnola ripulita con poco gusto. Sei stata nutrita bene (..), ma non ti sei spinta più in là di una generazione rispetto ai rifiuti umani da cui provieni, vero? E quell’accento che hai tentato così disperatamente di perdere, pura Virginia occidentale…”

Le parole che Lecter proferisce non sono semplici frecciatine, ma un’esposizione del tumulto interiore di Clarice, messo a nudo per poterlo poi usare.

Lezione: Osserva e ascolta per capire (non per rispondere) e non solo le parole ma anche le pause, i più piccoli, infinitesimali dettagli. Si riveleranno informazioni preziose. Di cui spesso l’interlocutore è ignaro di averli svelati.

Silenzio strategico

Silenzio. Per alcuni è un abisso, insopportabile e soffocante. Per Lecter è un palcoscenico su cui altri danzano inconsapevolmente. Quando si arresta durante le conversazioni con coloro che cercano di capire cosa sta pensando, non lascia loro niente se non il loro disagio. Nella lotta per sfuggirgli, rivelano molto più di quanto fosse loro intenzione. Il silenzio è un’arma formidabile!

Lezione: Lecter usa il silenzio, l’immobilità. Chi non riesce a resistere, tenderà a offrire molto più di quanto si potrebbe mai prendere con la forza.

Mirroring e ascolto attivo

Quando Lecter coinvolge l’ispettore Pazzi, ne rispecchia i gesti, le intonazioni. Lo mette a proprio agio, lo conduce nel suo mondo. Quando l’ispettore se ne rende conto, è troppo tardi[1].

Lezione: Lecter crea un legame, mostra un riflesso che conforta, per sedurre l’interlocutore. Persuasione o manipolazione?

Fascino calcolato

Il fascino è uno strumento delizioso. Una patina di civiltà, un complimento a cui è difficile sottrarsi. Maschera le intenzioni più profonde.

“Vorrei tanto che potessimo chiacchierare più a lungo, ma ho un vecchio amico a cena”[2],

dice Hannibal a Clarice riferendosi al dottor Chilton. Un sorriso celato dietro uno spiccato umorismo e un talento innato per i doppi sensi.

Lezione: Lecter usa il fascino non come gentilezza, ma come strumento per avvicinare le persone. In questo modo, non sospetteranno mai la vera distanza tra lui e loro.

Controllo attraverso l’intimidazione

La paura è un potente motivatore, ma se la si usa troppo apertamente, diventa volgare. La presenza di Lecter, la sua voce misurata, sono sufficienti:

“Una volta un addetto al censimento cercò di mettermi alla prova. Mangiai il suo fegato con delle fave e un buon Chianti”

racconta, non con rabbia, ma con gusto. La paura, quando è gestita con eleganza, è irresistibile.

Lezione: non gridare, non minacciare. Parla con calma certezza e fermezza. Spesso la  solidità vale più di qualsiasi sfuriata o intimidazione!

Uso intelligente delle domande

La domanda. Così innocua, così disarmante.

“Perché pensi che tolga loro la pelle, agente Starling?”

Le domande di Lecter non sono mai oziose; sono sondaggi, estraggono verità mentre non offro nulla in cambio. Fa in modo che le domande conducano le sue prede lungo sentieri che ha scelto lui, che non hanno mai pensato di percorrere.

Lezione: usa domande che offrano un vantaggio; ogni domanda va pensata e studiata. Mai lasciare fare al caso.

Stabilire una cornice dominante

“Quid pro quo, Clarice”.

È una frase che Lecter usa per chiarire chi tiene le redini. Anche nella sua cella, Hannibal non era lui il prigioniero, era il direttore d’orchestra. Inquadra la conversazione, stabilisci i termini e altri seguiranno, anche quando si credono liberi.

Lezione: la cornice è potere. Una volta impostata, la possiedi.

Manipolazione attraverso la reciprocità

Un favore non è senza costi. Quando Lecter offre la sua intuizione su Buffalo Bill, non lo fa per carità. È investimento. Un debito che deve essere ripagato. Come a ricordare che il regalo più gentile è quello calcolato.

Lezione: un uso magistrale del principio di reciprocità di Cialdini!

Non avere fretta

La pazienza è una virtù. Anni, decenni, cosa sono per qualcuno che aspetta la perfezione? Mason Verger, Clarice, persino il dottor Chilton, nessuno si è reso conto che le azioni di Lecter facevano parte di un piano in fase di elaborazione da tempo.

Lezione: non avere mai (troppa) fretta. Posiziona i tuoi pezzi, anticipa le mosse e agisci nel momento migliore.

CONCLUSIONI

Talvolta leggiamo un libro o guardiamo un film solo per passatempo o piacere. Eppure, molte storie e altrettanti personaggi hanno tantissime cose da insegnare. Nel bene e nel male. Hannibal Lecter, anche nelle sue atrocità, è uno di questi. Affascinante, irreale, ma più umano di quanto ci fa comodo credere! Già solo fossimo bravi a praticare l’ascolto o utilizzare il silenzio in una negoziazione, già avremmo ottenuto un grande vantaggio competitivo!

[1] https://www.youtube.com/watch?v=FBmGkTodA3U

[2] https://www.youtube.com/watch?v=tMrgXU4WoBY