Di recente mi sono trovata coinvolta in una riunione di lavoro in cui, all’improvviso, qualcuno si è messo a discutere del menu, per un evento. E mentre ognuno dei presenti diceva la sua, mi sono domandata quanto la mia opinione fosse necessaria.

In quel meeting erano presenti una decina di professionisti di alto livello e, dover dedicare del tempo al colore delle tovaglie o al tipo di dolce da presentare a fine serata, era così improbabile che per un attimo ho pensato a uno scherzo.

Perché allora siamo finiti a discutere di “aria fritta”?

Così mi è venuto in mente il groupthink, il pensiero di gruppo che tanto è utile quando drammaticamente pericoloso, quando a lui ci si affida, per uscire dall’irreale labirinto in cui siamo finiti, senza accorgersene.

FALLIMENTI CLAMOROSI

Qualche esempio negativo memorabile? L’incapacità di prevedere l’attacco giapponese a Pearl Harbor nel 1941, il maldestro tentativo di rovesciare a Cuba, il regime di Fidel Castro con lo sbarco nella Baia dei Porci nel 1961, la prosecuzione della guerra del Vietnam da parte di Johnson (1964-1967) e qui mi fermo.

In pratica: chiedi a un gruppo di persone profondamente affiatate e coinvolte di trovare una soluzione a un problema comune e la tendenza che si creerà sarà quella di raggiungere l’unanimità anziché valutare in modo realistico le alternative più funzionali a disposizione.  

Sebbene con meno effetti collaterali, tanti esperti di decisioni e comportamenti riuniti in una unica stanza, non hanno meno possibilità di cadere nel bias dei bias e supportare la regola principe che dice che tutti cadiamo negli stessi errori di ragionamento allo stesso modo, ancor più gli esperti nel loro settore di competenza. Bingo.

Il classico errore da manuale!

KENNEDY E IL BLOCCO NAVALE SU CUBA

Per fortuna ci sono casi in cui il groupthink si è dimostrato un ottimo strumento. Come quando Kennedy riunì politici, consiglieri, ed esperti, ma in modo tale da evitare l’unanimità di pensiero nelle decisioni sulle scelte strategiche da adottare per fronteggiare la crisi. Durante i meeting, il presidente invitò esperti esterni a esprimere i loro punti di vista, e permise ai membri interni di porre domande, incoraggiò a discutere di possibili soluzioni e giunse perfino a dividere il gruppo in vari sotto-gruppi, al fine di dissolverne parzialmente la coesione. Kennedy, inoltre, si assentava deliberatamente allo scopo di evitare, nella discussione e nella formazione dei giudizi individuali, ogni pressione o condizionamento proveniente dalla sua opinione o dalla sua stessa presenza.

La crisi dei missili cubani, infine come sappiamo, fu risolta in modo pacifico, un risultato che si deve, in parte, anche a queste misure preventive.

PERCHE’ NON SEMPRE E’ UTILE

L’incapacità di pensare in modo critico in gruppo è alimentata dal nostro desiderio di conformarci a ciò che fa la maggioranza e dalla nostra esitazione nel rivalutare le soluzioni inizialmente respinte.

I gruppi possono quindi ostacolare la capacità di prendere decisioni in modo efficiente ed efficace, se non ben condotti e senza regole chiare atte a stimolare la individuale partecipazione e libertà di espressione.

Quindi, come possiamo bilanciare il desiderio di evitare il pensiero di gruppo, con il desiderio di rendere efficace il processo decisionale di gruppo?

Ecco 4 semplici consigli

1. Qual è l’obiettivo di questo incontro?

Non tutte le decisioni richiedono una riunione o un meeting collegiale. Scopri prima perché hai bisogno di un incontro. Questo incontro è per avviare un brainstorming, per restringere le opzioni, condividere dati o trovare soluzioni? Stai cercando un consiglio? Risposte? Rendi chiare queste aspettative a coloro che parteciperanno.

• Qual è il problema?

I problemi devono prima essere chiariti. In un incontro incentrato sulla risoluzione dei problemi, assicurati di concordare una definizione del problema prima di parlare di potenziali soluzioni.

• Evita il pensiero di gruppo quando serve il dissenso

Il pensiero di gruppo sopprime il dissenso. Questo deve essere ben chiaro.

Come possiamo fare in modo che tutti si sentano liberi di esprimere il proprio pensiero? Assicurati che tutti possano parlare e tutti vengano ascoltati. Concedi tempo. Poni domande aperte che incoraggiano il pensiero critico come “Quali sarebbero gli svantaggi dell’opzione X che Y ha appena suggerito?“, “Ci sono implicazioni a cui non abbiamo pensato?“, “Eventuali altre possibilità che potremmo prendere in considerazione?”, “Qualcuno può interpretare per un momento il ruolo del critico su questo tema?” e infine “Tutti sono d’accordo se ci muoviamo in questa direzione?”

Incoraggiare la partecipazione a una riunione è significativamente e positivamente correlato con la soddisfazione dei partecipanti e la percezione dei partecipanti della produttività delle riunioni (Malouff, Calic, McGrory, Murrell & Schutte, 2012).

• Avere un leader che guida

Mentre tutti dovrebbero sentirsi a proprio agio a parlare, qualcuno deve condurre. Lascia il tempo per esaminare i risultati e prendere una decisione. Riassumi i risultati e le opinioni, prendi decisioni e delega le attività in modo chiaro. In uno studio, i leader che si sono presi il tempo di sintetizzare le decisioni hanno portato a una maggiore soddisfazione dei partecipanti e alla percezione dell’efficacia dell’incontro.

Il processo decisionale di gruppo, se guidato in modo inadeguato, può amplificare i singoli errori decisionali. In altre parole, possiamo diventare stupidi in gruppo. D’altra parte, se un leader conduce saggiamente creando un ambiente in cui vengono ascoltate e apprezzate diverse prospettive, un gruppo può diventare più saggio di qualsiasi altro individuo (Sunstein & Hastie, 2015). 

Il nostro ruolo è quello di aggiungere nuove informazioni anche se non attirano consensi, all’interno di un ambiente di lavoro dove la libertà di espressione viene considerata un valore aggiunto e non un intralcio.

Quindi “quale colore di tovaglia e gusto del dolce abbiamo scelto?” … mi ero distratta …